Расположение и дизайн
Первое впечатление от офиса формируется уже на ресепшн в офис-стойке. Разместите ее в видимом для всех месте – сразу за входной дверью или в центре холла. Дизайн ресепшн должен соответствовать стилю всего офиса: использовать те же цветовые решения и материалы.
Функции и обязанности ресепшн
- Прием и передача информации – ресепшн должен быть центром связи между посетителями и сотрудниками офиса.
- Регистрация посетителей – ресепшн должен фиксировать вход и выход посетителей, а также вести список гостей компании.
- Обеспечение порядка – ресепшн может контролировать соблюдение правил офиса, например, соблюдение порядка в холле и вести учет посетителей.
- Сопровождение до места встречи – ресепшн может сопровождать посетителей до кабинета или конференц-зала, где состоится встреча.
Процедуры работы ресепшн
Определите ясные инструкции для работы ресепшн и обязательные процедуры:
- Приветствие посетителей.
- Регистрация посетителей и выдача пропусков.
- Передача информации о посетителе сотруднику, к которому он пришел.
- Сопровождение посетителя до места встречи.
- Контроль над заказами такси или курьерскими доставками.
Требования к ресепшнисту
Для успешной работы ресепшн-стойки важно выбрать подходящего специалиста. Ресепшионист должен быть вежливым, коммуникабельным, обладать хорошим знанием английского языка (если это требуется), а также иметь опыт работы с посетителями.
Использование современных технологий
Чтобы упростить и ускорить работу ресепшн, рекомендуется использовать современные технологии:
- Электронная система записи – с помощью специализированного программного обеспечения можно вести учет посетителей, автоматически создавать пропуски и отправлять уведомления.
- Видеокамеры для контроля – для обеспечения безопасности в офисе можно использовать видеокамеры на ресепшн-стойке.
- Система умного приема звонков – для фильтрации звонков и упрощения работы ресепшн.
Внедрение современных технологий поможет повысить эффективность работы ресепшн и обеспечить комфорт для посетителей офиса.